Delegar tarefas é uma parte essencial do trabalho de qualquer gerente. Envolve confiar a outra pessoa uma tarefa pela
qual aquele que delega continua a ser o último responsável. Usada eficazmente
traz benefícios para todos os que estão envolvidos.
Em primeiro lugar é preciso decidir quais a tarefas
que vão ser delegadas. O processo de selecção envolve verificar quanto tempo há disponível, tanto da parte do supervisor como
do eventual delegado, e agrupar e dar prioridade às actividades. Um supervisor deve:
1- Encarregar-se
pessoalmente apenas das tarefas que só ele seja capaz de fazer;
2- Assegurar-se de que existe suficiente quantidade
de delegados com capacidade para fazer as tarefas a serem delegadas;
3-
Se necessário, assegurar-se de que a delegação está autorizada pelo
seu próprio chefe.
Uma vez que estes pontos estão resolvidos, o
próximo passo é dar prioridade às tarefas. Começar cada dia fazendo uma lista destas tarefas e resolvê-las uma a uma por ordem
de prioridade de acordo com a sua importância ou urgência. É óbvio que as actividades desnecessárias são eliminadas da lista
de tarefas... Não se deve cair na tentação de dar mais prioridade às tarefas fáceis do que às difíceis e se as circunstâncias
o permitirem, completa-se uma tarefa antes de se começar outra.
Não há mal nenhum um supervisor ficar com algumas
tarefas que gosta de fazer, embora estas pudessem perfeitamente ser delegadas, mas deve ter cuidado para que as tarefas que
delega não sejam ditadas pelos seus gostos pessoais.
Devem ser delegadas o maior número possível de tarefas de nível operacional
mais baixo por exemplo, tirar fotocópias, enviar faxes, dactilografar material.
Não devem ser delegadas O controle do desempenho geral de subordinados,
assuntos relacionados com os recursos humanos tais como treino, louvores, promoções e reprimendas.
Escolher a pessoa certa para uma tarefa exige
uma consideração cuidadosa pela experiência e habilidades específicas dessa pessoa.
Tipos diferentes de tarefas exigem habilidades diferentes. Por exemplo
um trabalho pode exigir mais velocidade e menor definição de detalhes e vice-versa.
O candidato ideal para uma delegação especial pode não existir. Nesse
caso a escolha envolverá necessariamente um elemento de compromisso. Desde que
não se dê trabalho em demasia a um funcionário, delegar uma tarefa pode ser usado para treinar, desenvolver e alargar as capacidades
de um empregado bem considerado, com vista a uma futura promoção. Caso não se
consiga encontrar um empregado/equipa com experiência adequada e novas contratações estão fora de questão, a opção mais apetecível
pode ser, não delegar. Esta escolha é negativa e contraproducente. Reflecte falta de treino contínuo suficiente à equipa e consequentemente uma previsão deficiente para preencher
futuras necessidades identificadas. Um bom treino permite a um supervisor ajudar
a construir a capacidade das pessoas o que por vezes dará resultados extraordinários.
Quantas mais capacidades tenham cada membro de uma equipa, tanto maior será a escolha do supervisor de potenciais delegados. O treino também tem efeitos benéficos na motivação, visto que as pessoas se sentem
mais apreciadas quando sentem que estão a investir no futuro delas.
A tarefa principal do supervisor ao delegar uma
tarefa é comunicar eficazmente, explicar o objectivo do trabalho e dizer quais as suas expectativas em termos de datas e níveis
de feitos mensuráveis e quantificáveis. Será útil enumerar os passos necessários
para completar a tarefa com sucesso, e perguntar se o delegado percebeu. É muito importante assegurar que o delegado compreendeu
perfeitamente a tarefa. É preciso ser claro acerca de quais as áreas que permitem
alguma flexibilidade e de quais têm que ser seguidas à letra. Para evitar confusões
devem fazer-se perguntas relevantes. Se o delegado estiver muito negativo deve
reconsiderar-se a escolha, mas depois de escolhido deve continuar-se a encorajar os delegados depois de estes começarem a
tarefa.
Para
delegar eficazmente é indispensável dosear convenientemente as quantidades de autonomia e de controle. Depois de indicar um delegado, é preciso assegurar de que ele tem autonomia suficiente para levar para
a frente a tarefa à sua maneira. Uma intervenção assídua, na qual o supervisor
toma todas as decisões, frustrará o delegado e negar-lhe-á a oportunidade para ganhar experiência. O nível de experiência do delegado será o factor decisivo para avaliar qual o grau de controle a exercer
sobre a tarefa delegada. Uma pessoa com muita experiência em lidar com tarefas
semelhantes exigirá menos supervisão e controle do que outra com menos experiência.
No entanto o processo de aprendizagem tem que começar em algum lugar, além de que, a inexperiência pode ser ultrapassada
por uma boa liderança. O processo de monitorizar dá uma oportunidade para que
o supervisor se inteire e complete as habilidade do delegado e para providenciar treino específico. Os gerentes que conseguem manter uma certa distância com os delegados provavelmente verão melhores resultados. Não há duas pessoas que tenham o mesmo método de trabalho, por isso um supervisor
deve resistir à tentação de intervir quando perceber que a tarefa não está a ser feita à sua maneira. Em vez disso, deve montar um sistema de verificações regulares, reuniões e relatórios formais e informais,
para assegurar que os objectivos da tarefa estão a ser atingidos.
A responsabilidade é um factor que tem que ser
bem definido para que não haja dúvidas sobre quem e onde está a responsabilidade e o que abrange. Geralmente a delegação é mais eficaz quando a responsabilidade por uma tarefa assenta num indivíduo. Isto evita confusões e a tendência para uma parte culpar a outra por um erro ou falha. Contudo responsabilidade conjunta é natural em equipas independentes e grupos de projectos
onde a responsabilidade é dividida entre os membros. Nestes grupos todas as decisões
relacionadas com um projecto são atingidas através de um esforço colectivo, e todos os membros da equipa são responsáveis
pelo resultado do seu trabalho; este é uma das forças básicas do trabalho de equipa.
Para que a responsabilidade conjunta funcione efectivamente, devem seguir-se
os mesmo princípios como para a responsabilidade individual uma definição clara e previamente acordada e a divisão de tarefas
em elementos muito precisos e individualmente distribuídos para eliminar possíveis sobreposições. É muito importante estabelecer uma cultura que reconhece o sucesso mas evita a culpa pelos erros.
Para
uma revisão de performance final ser efectiva um supervisor deve trabalhar sistematicamente através de uma agenda claramente
estabelecida. Ver especialmente se o objectivo final foi alcançado. Considerar: a) Se o delegado encontrou quaisquer problemas que dêm origem a que se reveja o briefing inicial? b) Se os recursos atribuídos à tarefa eram os mais
adequados? c) Se foi necessário
tomar uma acção drástica seguida a um pobre desempenho por parte do delegado? Mesmo
se problema algum foi encontrado, considerar e discutir se houve mudanças que poderiam ter sido feitas que pudessem melhorar
o desempenho geral e a eficiência no futuro. Eventualmente as coisas não correm
como planeadas. Quando as coisas não correm bem, deve evitar-se a tentação de
atribuir culpas isto pode desencorajar o delegado. Em vez disso, deve usar-se
uma sessão de feedback para analisar o que correu mal, que as lições foram aprendidas
e que erros semelhantes são evitados no futuro.
As pessoas que melhor delegam são gerentes/supervisores
que são eficientes em escolher tarefas para delegar e são capazes de monitorizar e providenciar feedback positivo a cada um dos delegados. Num mundo que muda tão
rapidamente, espera-se dos gerentes que sejam muito independentes e pró-activos. Mostrar
iniciativa e capacidade de decisão são qualidades bem tidas pelas empresas que reconhecem que precisam de gerentes com estas
habilidades para sobreviverem num clima competitivo em mercados que se movem a mil à hora.
Para ser eficaz, um gerente tem que ser capaz de agir em vez de reagir quando sob pressão e delegar eficazmente. Por isso deve lutar para se exceder e usar as suas capacidades ao máximo na posição
actual, e procurar e tomar quaisquer oportunidades para exercer responsabilidade. Se
a organização lhe negar a oportunidade para se desenvolver, o melhor é procurar outro trabalho.
Adaptado a partir de Essential Managers
Manual de R. Heller e T. Hindle por:
Fátima dOliveira